Hybridityön johtaminen
Olemme olleet työyhteisöinä uuden edessä. Pandemia kotiutti, aika yllättäenkin, pikaisella aikataululla työntekijät koteihin etätöihin keväällä 2020. Silloin ei useassakaan työyhteisössä ollut mitään valmiita käytänteitä etätyöskentelylle ja alku olikin varmasti monessa paikassa sopeutumista ja eräänlaista selviytymistä. Nyt, vuoden 2023 alussa, etä- ja hybridi-työskentelystä on tullut jo yleinen tapa ja käytäntö.
Mutta miten hyvin olemme onnistuneet etä-, hybridi- ja monipaikkaisessa työskentelyssä?
- Miten hyvin tiedonkulku sujuu?
- Miten innovoimme ja pallottelemme uusia ideoita? Miten sparraamme toisiamme?
- Miten varmistamme todellisen läsnäolon etäkokouksissa ja -palavereissa?
- Miten yhteisöllisyys, yhteistyö sekä tiimihenki voivat tällä hetkellä?
- Mitä kuuluu yksilön ja työyhteisön kehittämiselle ja kehittymiselle?
- Miten varmistaa alaisten työn määrän ja kuormittavuuden sopivuus, työhyvinvointi sekä työssä jaksaminen etäillessä?
- Miten työergonomia on hoidettu etäillessä?
- Miten varmistamme työajan käytön ja työn tuloksellisuuden?
Nyt kun etätyöskentelyä on jatkunut jo useamman vuoden ajan, seuraukset alkavat näkyä työyhteisöissä. Viime syksyn työyhteisövalmennuksissa esiin nousi voimakkaasti fyysisten face-to-face kohtaamisten vähenemisen aiheuttama tiimihengen heikkeneminen sekä vuorovaikutuksen väheneminen. Myös erilaiset ristiriidat ja konfliktit työyhteisöjen sisällä tuntuvat kärjistyneen. On myös selvää, että osalle työntekijöistä etä-/hybridi-työskentely sopii paremmin ja toisille huonommin. Toiset työntekijät kaipaisivat enemmän tukea ja henkilökohtaista kohtaamista, kun toisille taas etäily ja hyvinkin itsenäinen työntekeminen sopii hyvin. Työntekijöiden itsensä johtamisen taidot ja myös henkilökohtaiset ominaisuudet vaihtelevat runsaasti ja siksi saattaa olla haasteellista tietää, minkä verran kukin työntekijä kaipaa tukea työskentelyynsä. Etätyö on myös saattanut monella lisätä työmäärää, kun aikaa ei mene työmatkoihin eikä lounaalle siirtymiseen, vaan säästynyt aika käytetään töiden tekemiseen, jolloin kokonaiskuormitus kasvaa. Moni myös unohtaa pitää lounas- ja kahvitauot, tai ne vietetään töitä tehden läppärin äärellä. Samoin työn tauottaminen, taukojumppa ja mikrotauot unohtuvat usein. Myös työergomia saattaa olla hyvinkin puutteellista kotikonttoreissa. Nämä puolestaan vaikuttavat suoraan työn kuormittavuuteen ja työssä jaksamiseen.
Keinoja etätyöskentelyn yhteisöllisyyden, vuorovaikutuksen ja työssä jaksamisen lisäämiseksi
Ohessa muutama konsti ja keino etätyöskentelyn yhteisöllisyyden, vuorovaikutuksen ja työssä jaksamisen lisäämiseksi ja kehittämiseksi:
- Sopikaa tiimissä toimistolle vähintään kerran viikossa vähintään yksi yhteinen päivä, jolloin kaikki ovat paikalla.
- Mikäli teillä on ns. monipaikkainen työ, jossa maantieteellisesti toimitaan eri paikkakunnilla, pyrkikää kuitenkin tapaamaan yhdessä kerran puolessa vuodessa tai kvartaaleittain. Tällöin etätapaamisten laadulla ja myös määrällä on vieläkin suurempi merkitys, kun ei voida kohdata fyysisesti.
- Tiimin viikkopalaverissa suosittelen vahvasti pitämään kameroita auki, ainakin alussa jonkin aikaa. Kohtaaminen face-to-face ja silmästä silmään on aivan eri asia kuin pimeälle ruudulle puhuminen/kuunteleminen
- Esihenkilön ja alaisen säännölliset 1-to-1 keskustelut – mikä olisi teille sopiva rytmi? Kerran viikossa, kerran kahdessa viikossa, kerran kuukaudessa? Suosittelen kokeilemaan videoyhteyden lisäksi myös ihan perinteistä puhelua. Puhelussa joutuu olemaan ihan eri tavalla läsnä, kun on vain yksi aisti käytössä.
- Teamsien ja Zoomien yms. etäkokousten ja palaverien ajan käytön tehostaminen. Myös varsin tarkka pohtiminen, onko kyseisestä aiheesta välttämätöntä pitää palaveri/kokous, keiden kaikkien pitää olla paikalla, laatikaa selkeä agenda kokoukselle ja valmistautukaa myös kokouksen aiheisiin hyvin, jolloin ko. kokouksen ajankäyttö tehostuu.
- Kalenterit eivät saa olla täynnä kokouksia, vaan siellä pitää olla aikaa myös työn tekemiselle. Mistä asioista karsimalla saat lisää tilaa, huokoisuutta, kalenteriisi?
- Varaa esihenkilönä kalenteriisi ”aikaslotti” akuuteille asioille, jolloin alaiset saavat sinuun helposti yhteyden akuuttien asioiden ratkaisemiseksi.
- Kaikkien toimenkuvien, tehtävien ja tavoitteiden selkeyttäminen sekä kirkastaminen tuovat luottamusta siihen, että oikeat asiat tulevat tehdyksi. Samoin tarvittaessa tuen tarjoaminen työpäivän suunnitteluun, ajankäyttöön ja työtehtävien priorisointiin.
- Kuukausittainen johdon ”Kerro ja kysy”-etätapaaminen auttaa tiedonkulussa.
- Tiimin sisäiseen päivittäiseen viestintään voi sähköpostin lisäksi käyttää myös erilaisia keskustelukanavia, jossa keskustelua voidaan käydä digitaalisesti vaikka kaikki eivät ole samassa paikassa eikä edes samaan aikaan linjoilla. (esim. Teams, Slack tai Facebook workplace)
- Toimisiko teillä toisinaan virtuaalinen kahvihetki, esim. perjantai-iltapäivisin, jolloin voi olla enemmän sosiaalista vapaata vuorovaikutusta?
- Jakakaa onnistumisia esim. tiimipalaverin alussa. Onnistumisten jakaminen lisää myönteisiä tunteita tiimissä.
- Fyysisen hyvinvoinnin lisäämiseksi voisi joskus olla kävelykokous, sparrailuhetki yhdessä ulkoillen. Myös yhteinen taukoliikuntahetki yhdistää tiimiä. Vinkki: Esim. Cuckoo Workout sisältää monipuolisen valikoiman muutaman minuutin kestoisia ohjattuja taukojumppavideoita. Voitte halutessanne pitää kamerat kiinni, mutta mikit auki. Myös korkeussäädettävät työpöydät ja hyvät työtuolit lisäävät työhyvinvointia sekä parantavat työergonomiaa ja siten ennaltaehkäiset sairauslomia. Onko teidän organisaatiossanne panostettu etätyöpisteiden ergonomiaan?
Yleisenä ohjeena sanoisin, että varaa esihenkilönä reilusti aikaa ihmisten johtamiselle. Kommunikoi etätyöolosuhteissa mieluummin liikaa kuin liian vähän.
Hyviä ns. valmennuksellisia kysymyksiä ovat:
- millaista tukea sinä kaipaat etätyöskentelyyn?
- kuinka usein kaipaat henkilökohtaista kontaktia (esim. kerran viikossa, kerran kahdessa viikossa, kerran kuukaudessa. Tämä voi olla puhelimitse)
- miten voin auttaa sinua priorisoinnissa?
- miten koet tällä hetkellä työmäärän ja työn kuormittavuuden osaltasi? (Voit käyttää apuna esim. asteikkoa 1-10, 1 = ei kovinkaan kuormittavaa 10 = ihan liikaa)
- miten voisimme yhdessä kehittää tiimimme etätyöskentelyä ja tiedonkulkua etätyössä?
Lisää konsteja ja keinoja hybridi- ja etätyön johtamiseen saat osallistumalla Hybridityön johtaminen -valmennukseen 17.4.2023 Seinäjoella, tarjolla tietenkin myös etänä.
Oikein hyvää ja tuloksellista alkanutta uutta vuotta 2023!
Iina Lempinen
Valmiina Coaching