Etätyön verovaikutuksista
Etätyöllä tarkoitetaan järjestelyä, jossa työntekijä on sopinut työnantajan kanssa, että osa työajasta tai koko työaika työskennellään kotona tai muussa työntekijän työskentelytilassa. Vain harvoin ja satunnaisesti tapahtuva työskentely työnantajan toimipisteessä voi johtaa myös siihen, että koti on työntekijän varsinainen työpaikka ja työnantajan toimipiste erityinen työntekemispaikka.
Etätyöstä sovittaessa voidaan sopia myös työvälineistä, etätyötilojen vaatimuksista, tietoliikenneyhteyksistä: mitä näistä työnantaja hankkii tai korvaa ja mikä jää työntekijän hankittavaksi. Lisäksi voidaan sopia siitä, mikä on etätyön osuus kokonaistyöajasta sekä sen ajallisesta kestosta, eli jatkuuko etätyö toistaiseksi vai tietyn, ennalta sovitun ajan.
Työntekijän kannalta etätyön tekemisestä syntyy verotuksessa vähennyskelpoisia kustannuksia. Kaikki palkansaajat saavat automaattisesti 750 euron tulonhankkimisvähennyksen, ja jos tekee etätyötä yli puolet vuoden työpäivistä, voi saada tulonhankkimisvähennystä korkeamman, kaavamaisen, työhuonevähennyksen 900 euroa. Jos säännöllisen etätyön osuus on enintään 50 % työpäivien kokonaismäärästä, kaavamainen työhuonevähennys on 450 euroa. Satunnaisesti etätyötä tekevän kaavamainen työhuonevähennys on 225 euroa. Jos muita tulonhankkimismenoja ei ole ja etätyön osuus on enintään 50 %, saa automaattisesti kaavamaisen tulonhankkimisvähennyksen 750 euroa.
Jos työntekijän maksamat todelliset, aiheutuneet kustannukset esimerkiksi työtilasta tai -huoneesta, työvälineistä, kalusteista ja tietoliikenneyhteyksistä ylittävät kaavamaisen työhuonevähennyksen 900 euroa (yli puolet työstä etätyötä), vähennystä on syytä vaatia todellisten kulujen perusteella. Molempia, eli sekä kaavamaista että todellisten kulujen mukaista vähennystä, ei voi samanaikaisesti saada.
Kun työnantaja hankkii työvälineet työntekijälle etätöihin ja välineiden omistus säilyy työnantajalla, niiden käytöstä ei synny veronalaista etua. Tällaisia työnantajan työntekijälle lainaamia kalusteita voivat olla esimerkiksi ergonominen työtuoli ja sähköpöytä, erillinen, isompi tietokoneen näyttö, näppäimistö jne.
Jos työvälineet tai kalusteet päätyvät työntekijän omistukseen, vaikka ovatkin työnantajan kustantamia, niiden käypä arvo katsotaan palkaksi ja ilmoitetaan tulorekisteriin. Työnantajan kannalta kyse on kuitenkin vähennyskelpoisista kustannuksista, olivatpa ne sitten palkkaa tai kalustehankintoja.
Työntekijän hankkiessa työvälineet itse niiden hankinta-, huolto- ja korjausmenot vähennetään tulonhankkimiskuluna, jos työvälineet ja kalusteet ovat pääasiassa työkäytössä. Jos työvälineen hankintahinta on enintään 1 200 euroa, kulun voi vähentää kerralla, ja jos hankinta ylittää 1 200 euroa, hankintahinta vähennetään vuosittaisina 25 %:n poistoina. Verovuodelta 2020 hankintahinnan raja kertakuluna vähennettäväksi on ollut 1 000 euroa ja verovuodesta 2021 alkaen 1 200 euroa.
Tietoliikenneyhteyden osalta on syytä muistaa, että työnantajan hankkiessa tietoliikenneyhteyden työntekijän etätöitä varten tämän kotiin myös yksityiskäytön osuus on verovapaa etu. Arvonlisäverotuksessa työnantajan kustantaman tietoliikenneyhteyden yksityiskäytön osuudesta ei voi tehdä arvonlisäverovähennystä.
Jos työntekijä itse hankkii tietoliikenneyhteyden ja työnantaja korvaa sen työntekijälle, etu ei ole työntekijälle verovapaata ja työkäytön osuudesta on annettava selvitys. Selvityksen puuttuessa työkäytön osuudeksi arvioidaan 50 %. Koko määrä on veronalaista, mutta työkäytön osuuden voi maksaa ennakonpidätystä toimittamatta.
Jos puolisot käyttävät samaa asuntoa etätyöhön ja vaativat vähennyksiä todellisten kulujen mukaan, vähennettävä määrä jaetaan puolisoille esitetyn selvityksen perusteella.
Työntekijän omista erityisjärjestelyistä aiheutuneita kustannuksia, esimerkiksi Lapista vuokratun erillisen työtilan kustannuksia, ei voi vähentää tulonhankkimismenoina.
Suomessa tehdyt etätyöpäivät ovat tavallisia kotimaan työssäolopäiviä, joten silloin voi normaalisti käyttää työnantajan antamaa ravintoetua, esimerkiksi lounasseteleitä tai sähköisiä maksuvälineitä, ja ravintoetu voidaan arvostaa verotusarvoon.
Matkakulut asunnon ja työpaikan väliltä työntekijä voi vähentää vain niiltä päiviltä, jolloin hän käy työpaikalla. Kun etätöitä tehdään kesämökillä ja kesämökki on kauempana työpaikasta kuin asunto ja sieltä kuljetaan työpaikalle, matkakulut huomioidaan asunnon ja työpaikan välillä, ja jos kesämökki on lähempänä työpaikkaa kuin asunto, huomioidaan matkakulut kesämökin ja työpaikan välillä. Matkakulut lasketaan halvimman kulkuneuvon mukaan.
Etätyö ulkomailla ei vapauta veronmaksusta Suomeen. Jos etätyön tekeminen ei edellytä työskentelyvaltiossa oloa, perustetta kuuden kuukauden säännön soveltamiselle ei ole ja palkka on lähtökohtaisesti veronalaista Suomessa.
Jos työntekijä suunnittelee tekevänsä etätyötä ulkomailla, on syytä etukäteen työnantajan kanssa selvittää, aiheuttaako oleskelu ja etätyöskentely työntekijälle verovelvollisuuden tai muodostuuko työnantajalle kiinteä toimipaikka työskentelyvaltiossa ja mitä velvollisuuksia tai seurauksia näistä syntyy. Suomen ja työskentelyvaltion välinen verosopimus tai sen puuttuminen on se ensimmäinen tarkistettava asia, josta on hyvä aloittaa.
Työskentelyvaltiolla voi verosopimuksen nojalla olla oikeus verottaa palkkaa, ja tällöin voi syntyä kaksinkertaisen verotuksen riski, koska myös Suomi voi verottaa samaa tuloa. Jos Suomi säilyy verosopimuksen mukaisena asuinvaltiona, Suomi verottaa palkan ja poistaa mahdollisen kaksinkertaisen verotuksen. Samoin on syytä selvittää sekin, syntyykö työskentelyn johdosta työnantajalle kiinteä toimipaikka työskentelyvaltioon. Kiinteä toimipaikka voi syntyä myös työntekijän tai yrityksen johtohenkilön kotiin, jos siellä on niin sanottu kotitoimisto, josta käsin hoidetaan pysyvästi yhtiön toimintaa.
Mika Olli
veroasiantuntija
Helsingin seudun kauppakamari