Sähköinen allekirjoitus ja sopimuksen muotovapaus
Sopimusten merkitys liiketoiminnassa on huomattava; niitä tehdään jatkuvasti. Sopimukset voivat syntyä eri tavoilla, ja perinteisen kirjallisen sopimisen lisäksi sopimuksia tehdään yhä enenevässä määrin myös sähköisenä.
Sopimuksen muotovapaus
Suomessa lähtökohta on sopimusten muotovapaus. Tämä tarkoittaa sitä, että sopimus voidaan tehdä kirjallisesti, suullisesti, konkludenttisesti (sopimus syntyy osapuolten toiminnan perusteella) ja sähköisesti.
Sopimus kertoo, mitä osapuolten välillä on sovittu, ja toimii myös mm. muistilistana osapuolille. Sopimuksella ja siihen tehdyillä allekirjoituksilla on myös todisteluvaikutus. Tästä syystä sopimuksen kirjallinen muoto on suositeltava. Paperinen sopimus on kuitenkin joissain tilanteissa epäkäytännöllinen ja allekirjoitusten hankkiminen ja sopimuksen säilyttäminen haasteellista. Sähköinen allekirjoittaminen taas ei ole riippuvainen ajasta ja paikasta, ja sopimus voidaan arkistoida sähköisesti.
Poikkeuksia muotovapaudesta
Eräät oikeustoimet tulee kuitenkin lain mukaan tehdä määrämuodossa, esimerkiksi kirjallisesti ja todistajia käyttäen.
Kiinteistö- ja asuntokaupassa sähköinen allekirjoittaminen on säädelty tarkasti. Myös perhe- ja perintöoikeudellisiin asiakirjoihin liittyy muotovaatimuksia, esimerkkinä testamentti. Muotovaatimuksia tulee ehdottomasti noudattaa, sillä muutoin asiakirja on pätemätön.
Ulkomainen lainsäädäntö saattaa sisältää muotovaatimuksia ja sähköisesti allekirjoitettujen dokumenttien käyttö voi olla rajoitettua. Esimerkiksi viranomaiset eivät niitä kaikissa tilanteissa hyväksy. Tämä on hyvä ottaa huomioon, jos toimintaa on ulkomailla ja erityisesti EU:n ulkopuolella.
Osapuolet saattavat myös itse edellyttää tiettyä muotoa sopimukselle, esimerkiksi määrittelemällä sopimuksen muuttamisen päteväksi vain, jos se tehdään kirjallisesti.
Sähköinen allekirjoitus
Sopimuksen – ja muidenkin dokumenttien – sähköinen allekirjoittaminen on yleistynyt muun muassa sähköisten palveluiden lisääntymisen myötä.
Sähköinen allekirjoitus voi olla esimerkiksi sähköpostitse lähetetty vahvistus tai sopimusehtojen hyväksyminen verkossa. Tällaisten ns. tavallisten sähköisten allekirjoitusten pätevyyttä ei voi kyseenalaistaa vain sillä perusteella, että allekirjoitus on tehty sähköisesti.
Sähköisiä allekirjoitustapoja ja -palveluita on useita. Palvelu voi esimerkiksi luoda allekirjoituksen dokumenttiin, kun se on hyväksytty. Allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan myös varmentaa pankkitunnuksilla, mutta tätä ei voida vielä pitää varsinaisena sähköisenä allekirjoituksena, vaan kyse on henkilön tunnistamisesta. Varsinainen sähköinen allekirjoitus varmentaa paitsi allekirjoittajan henkilöllisyyden myös sopimuksen tai muun dokumentin sisällön.
Sähköisestä allekirjoittamisesta on olemassa EU:n eIDAS-asetus, jossa on määritelty kolme eri tasoista sähköistä allekirjoitusta:
- Sähköinen allekirjoitus on sähköisessä muodossa olevaa tietoa, joka on yhdistetty osaksi muuta sähköistä kokonaisuutta (esimerkiksi sopimus).
- Kehittynyt sähköinen allekirjoitus mahdollistaa allekirjoittajan yksilöimisen. Allekirjoitus voidaan lisätä esimerkiksi sähköpostiviestiin siten, että tiedon mahdolliset muutokset voidaan havaita. Jos sähköistä asiakirjaa muutetaan jälkikäteen, aiemmin tehty allekirjoitus ei täsmää muutetun asiakirjan sisällön kanssa.
- Hyväksytty sähköinen allekirjoitus perustuu sähköisten allekirjoitusten hyväksyttyyn varmenteeseen ja on luotu hyväksytyllä sähköisen allekirjoituksen luontivälineellä. Hyväksytty sähköinen allekirjoitus vastaa käsin kirjoitettua allekirjoitusta ja kyseessä on ns. korkeimman tason allekirjoitus.
Lähtökohta on, että hyväksytyillä sähköisillä allekirjoituksilla on samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetuilla, mikä täyttäisi myös allekirjoituksen muotovaatimuksen. Suomessa hyväksyttyjä allekirjoitusvarmenteita tarjoaa Digi- ja väestötietovirasto.
Traficomin sivuilla on luettelo hyväksytyistä sähköisen allekirjoituksen palveluntarjoajista Suomessa.
Lisätietoja sähköisistä allekirjoituksista ja muista eIDAS-palveluista: https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/toimintamme/saantely-ja-valvonta/sahkoinen-allekirjoitus-ja-muut-eidas-palvelut
Mika Lahtinen
lakimies
Helsingin seudun kauppakamari