Mitä työnantajan tulisi tietää etätyöstä
Etätyötä ei ole käsitteenä määritelty kansallisessa työlainsäädännössämme, mutta erinäisissä lainkohdissa viitataan esimerkiksi kotona tehtävään työhön. Euroopan työmarkkinakeskusjärjestöjen etätyötä koskevan puitesopimuksen (16.7.2002) mukaan: ”Etätyö on tapa organisoida ja/tai suorittaa työtä työsopimuksen perusteella/työsuhteessa käyttäen tietotekniikkaa tavalla, jossa työ, jota voitaisiin tehdä myös työnantajan tiloissa, tehdään säännöllisesti noiden tilojen ulkopuolella.”
Sopimus tai ohjeistus
Etätyö perustuu lähtökohtaisesti sopimukseen: työnantaja ei voi yksipuolisesti määrätä työntekijää etätyöhön eikä työntekijällä ole oikeutta tehdä etätyötä, ellei asiasta ole sovittu. Etätyön tekeminen voi perustua myös työnantajan yksipuoliseen ohjeistukseen silloin, kun etätyön tekeminen on vapaaehtoista ja työntekijä saa halutessaan työskennellä myös työsopimuksen mukaisella työntekopaikallaan. Jos etätyöstä ei ole sovittu, on syytä olla kirjallinen ohjeistus ongelmien ja epäselvyyksien välttämiseksi. Ohjeistuksessa kannattaa painottaa, että etätyön tekeminen ei ole työntekijän pysyvä oikeus, vaan työnantaja voi tarpeen tullen muuttaa ohjeistusta. Muutenkin etätyösopimuksessa tai -ohjeistuksessa on hyvä mainita, että työntekijä on tarvittaessa velvollinen tulemaan myös työsopimuksen mukaiselle työntekopaikalle. Mahdollisuus etätyön tekemiseen ei tarkoita sitä, että sovittu työntekopaikka kokonaan vaihtuu ja työntekijä voisi kieltäytyä tulemasta sinne töihin.
Etätyöohjeistus voi koostua esimerkiksi seuraavista ehdoista: kuinka usein etätyötä saa tehdä, mitkä ovat etätyöpäivistä sopimiseen tai ilmoittamiseen liittyvät käytännöt, missä etätyötä saa tehdä, mikä on sovellettava työaika, miten poissaoloista ilmoitetaan, mitkä ovat työntekijän muut velvoitteet sekä missä tilanteissa etätyö voi päättyä. Salassapitoon ja tietosuojaan liittyvistä asioista voi olla tarpeen ohjeistaa tarkemmin, kun työtä tehdään etänä, samoin tietokoneeseen ja muihin työvälineisiin liittyvistä säännöistä.
Etätyöstä kannattaa tehdä erillinen sopimus työnantajan ja työntekijän välillä ainakin silloin, kun palkataan uusi työntekijä pelkästään etätyöhön, työntekijä siirtyy kesken työsuhteen pelkästään etätyöhön ja kun sovitaan etätyöstä ulkomailla.
Osapuolten velvollisuudet
Työntekijällä ja työnantajalla on samat työsuhteeseen liittyvät velvollisuudet etätyössä kuin lähityössäkin. Työnantaja voi työnjohto-oikeuden perusteella toimivaltansa rajoissa määrätä, mitä työntekijä tekee, miten työtä tehdään, milloin työ tehdään ja niin edelleen. Työsuoritusta ja työn tuloksia saa seurata kuten lähityössäkin ja epäkohtiin saa puuttua tavanomaisin keinoin. Etätyössä johtamisen ja esihenkilötyön rooli korostuu.
Työntekijöitä on kohdeltava tasapuolisesti, ellei tasapuolisuudesta poikkeaminen ole työntekijöiden tehtävät ja asema huomioon ottaen perusteltua. Tasapuolisen kohtelun velvoite on muistettava myös etätyön kohdalla. Ohjeistus ja pelisäännöt etätyössä voivat kuitenkin olla erilaiset eri tehtävissä tai etätyön tekemiselle voidaan asettaa rajoituksia tietyissä tehtävissä, jos siihen on asialliset ja perustellut syyt.
Työnantaja vastaa etätyöntekijän terveydestä ja turvallisuudesta työssä. Työntekijän tulee noudattaa asianmukaisesti työpaikan työsuojelukäytäntöjä soveltuvin osin etätyössäkin. Työturvallisuuslakia sovelletaan rajoitetusti myös työhön, jota työntekijä sopimuksen mukaan tekee kotonaan tai muussa valitsemassaan paikassa. Työtapaturmavakuutuksen kattavuus on etätyössä tavallista suppeampi: vakuutus kattaa vain työnteossa tapahtuneet tapaturmat. Jos työntekijä lähtee työpisteen ääreltä ja tapaturma sattuu silloin, ei työtapaturmavakuutus yleensä sovellu.
Työaikalaki
Lähtökohtaisesti kaikkeen työ- tai virkasuhteen perusteella tehtävään työhön sovelletaan työaikalakia. Työntekopaikalla ei ole ratkaisevaa merkitystä, eli myös kotona tehtyyn työhön pääsääntöisesti sovelletaan työaikalakia. Jos työnantaja määrää, mihin aikaan työtä tehdään, ja/tai valvoo työajan käyttöä, työntekijä kuuluu työaikalain soveltamisalaan. Etätyössä noudatetaan työntekijän työsopimuksen mukaista säännöllistä työaikaa. Lisä- ja ylityön tekeminen edellyttää työnantajan aloitetta. Etätyössäkin muodostuu lisä- ja/tai ylityötä, jos työnantaja esimerkiksi edellyttää yli kahdeksan tunnin työskentelyä vuorokaudessa. Jos käytössä on liukuva tai joustotyöaika, lisä- ja ylityön tekemisestä on nimenomaisesti sovittava. Työaika-asiakirjat, työvuoroluettelo ja työaikakirjanpito, on laadittava myös etätyössä olevan työntekijän osalta, kun työntekijä kuuluu työaikalain soveltamisalan piiriin.
Reetta Riihimäki
lakimies
Helsingin seudun kauppakamari