Mikä on asiakirja-aukko sopimuksessa?
Asiakirja-aukko terminä voi tuntua hieman kummalliselta mutta lähes joka sopimukseen niitä jää. Sillä tarkoitetaan sitä, että sopimuksessa voi jäädä jokin kauppasuhteeseen liittyvä asia kokonaan kirjaamatta tai se sovitaan epäselvästi. Sopimisen puute voi johtua vahingosta, tai joskus jopa tarkoituksellisesta menettelystä. Osaavampi sopimuspuoli voi nähdä etunaan sen, että jokin asia jätetään sopimatta. Sopimus alkaa myös aina käytännönvaraisesti muuttumaan melko pian sopimuksen teon jälkeen ja näitä asioita jää usein kirjaamatta sopimukseen muutoksina.
Aukon täyttämiseen on olemassa ratkaisukeinoja. Ensinnä aukkoa voidaan alkaa täyttämään tulkitsemalla sopimusta. Tarkoituksena on selvittää mitä sopijapuolet ovat tavoitelleet sopimuksella. Pyritään löytämään osapuolten yhteinen tahto ja tarkoitus. Kannattaa siten kiinnittää huomiota sopimusta tehdessä kohtaan ”sopimuksen tarkoitus”. Voidaan myös palata sopimusneuvotteluihin ja siitä olemassa olevaan dokumentaatioon; esimerkiksi käytyyn sähköpostikirjeenvaihtoon tai tehtyihin muistioihin. Tästä syystä kannattaa olla tarkka jo sopimusneuvotteluvaiheessa esitettävän materiaalin suhteen. Tuotetta saa kauppiaallisesti kehua mutta faktojen on oltava totta. Ratkaisu voi löytyä myös tulkitsemalla sopimuksen sanamuotoa tai käytettyä ammattisanastoa.
Muitakin periaatteita tulkitsemiseen löytyy. Ajallisesti myöhemmin sovittu kumoaa yleensä aiemmin sovitun. Epäselvää ehto-kohtaa tulkitaan yleensä sen laatineen vahingoksi. Erityisehto kumoaa yleisemmän ehdon. Vastuunrajoituslausekkeita tulkitaan suppeasti. Ylipäätään sopimusta pyritään tulkitsemaan siten että se säilyy voimassa.
Sopimukseen jäänyttä aukkoa voidaan täydentää myös ulkopuolisella aineistolla; kuten lainsäännöksellä tai vakiintuneella kauppatavalla. Lähteet joiden avulla sopimusta voidaan täydentää asetetaan yleensä seuraavaan järjestykseen;
- Pakottava lainsäädäntö (jota on sopimusasioissa vähän)
- Sopimuksen ehdot ja sen liitteet (esimerkiksi yleiset sopimusehdot)
- Kauppatapa ja osapuolten omaksuma käytäntö
- Tahdonvaltaiset lainsäädökset (joista osapuolet voivat sopia toisin; esimerkiksi kauppalaki)
Esimerkiksi tavarakaupassa ja usein palvelusopimuksissakin tulkintaa joudutaan tekemään kauppalain (joko kansallisen tai kansainvälisen kauppalain) sekä oikeustoimilain avulla. Sopimuspuolelle voi toisinaan tulla yllätyksenä mihin ratkaisuun asiassa joudutaan lain perusteella.
Asiakirja-aukkoja voi yrittää välttää seuraavilla muistisäännöillä. Sekä toimituksen että maksun osalta sopimukseen kirjataan kohdat mitä, missä, milloin, miten ja lisäksi sanktio, mikäli sopimusta ei täytetä. Lisäksi sopimuskohtiin kirjataan myös kumpi osapuoli hoitaa ja kumman vastuulla sekä kustannuksella asia hoidetaan. Edelleen sopimuksessa voidaan todeta, että mikäli sopimuksessa ei ole otettu kantaa tarpeelliseen ehtoon, sovelletaan oheen liitettyjä yleisiä sopimusehtoja.
Marko Silen
johtaja
Helsingin seudun kauppakamari