TAKLATAAN NO SHOW! TULETHAN PAIKALLE, JOS OLET LUVANNUT
Kasvokkain kohtaamisia kaivattiin koronarajoitusten aikana, ja kun rajoitukset purettiin, livetapahtumia järjestetään jälleen ahkerasti. Tapahtumiin on kuitenkin hiipinyt hankala vieras, haamuosallistuja.
Tapahtuma-alalla puhutaan yleisesti no show’sta, jollaiseksi lasketaan ilmoittautuneet, jotka eivät saavu paikalle eivätkä ilmoita esteestä järjestäjälle. Tällaisten haamuosallistujien määrä on ollut viime aikoina kasvussa.
Keskuskauppakamarin palvelujohtaja Mari Hakkarainen tunnistaa ilmiön ja kertoo, että no show puhuttaa myös kauppakamareiden palvelupoolissa, johon kuuluu tapahtumakoordinaattoreita ja -järjestäjiä kaikista manner-Suomen kauppakamareista.
– No show’ta on sivuttu poolin kokouksissa useasti viime aikoina. Näyttää siltä, että ilmiö on yleistynyt varsinkin maksuttomissa tilaisuuksissa.
Mari Hakkaraisella on parinkymmenen vuoden kokemus tapahtumanjärjestäjänä. Hän kertoo, että alalla on ollut tapana varautua noin kymmenen prosentin no show’hun.
– Se on mielestäni normaali taso. On ymmärrettävää, että ilmoittautuneille tulee viimehetken esteitä, esimerkiksi sairastumisia tai kulkupeli hajoaa.
– Koronan jälkeen on tapahtunut selvä muutos. Nykyään joudutaan varautumaan 30 prosentin no show’hun, ja saattaapa se kohota joskus jopa 50 prosenttiin, varsinkin jos tapahtuma-aikaan on erityisen ikävä sää, Hakkarainen kertoo.
Koronan aikana totuimme osallistumaan etänä, eikä webinaarista poisjäämisestä syntynyt taloudellisia seurauksia. Hakkarainen arvelee, että livetilaisuuteen osallistumisen pelisäännöt saattoivat samalla unohtua.
– Linjoille oli helppo tulla tai olla tulematta, mutta livetapahtuma on toisenlainen Sitä varten tehdään aina tilavaraus, mitoitetaan henkilökunta ja hankitaan tarjoilut eli moni asia järjestetään ilmoittautuneiden määrän perusteella.
No show’sta seuraa aina kustannuksia, ja lisäksi se tuottaa pettymyksen järjestäjälle, joka on tehnyt valmisteluja ja laittanut pöydät koreaksi. Erityisesti ruokahävikki harmittaa, kun samaan aikaan kauppakamareissa pyritään toimimaan kaikin puolin vastuullisesti.
Monet kauppakamarit muistuttavat nykyään ilmoittautumisen sitovuudesta ja esteen sattuessa pyytävät perumaan osallistumisen ajoissa. Joissakin kauppakamareissa on otettu käyttöön no show -maksu, jolloin osallistumisensa perumatta jättäneitä laskutetaan toteutuneista kustannuksista. Tapaa ei kannateta yleisesti, sillä se vaatii laskutustietojen keräämisen, vaikka kyse olisi ilmaistapahtumasta.
– Eihän no show’sta laskuttaminen tunnu muutenkaan mukavalta. Uskon, että livetapahtumien verkostoitumismahdollisuuksia arvostetaan niin paljon, että ymmärrys kasvaa ja osallistumisen pelisäännöt otetaan jälleen tavaksi, Mari Hakkarainen sanoo.
No show -ilmiö on havaittavissa myös Etelä-Pohjanmaan kauppakamarin järjestämissä tapahtumissa
-Olemme reagoineet tähän harmilliseen ilmiöön lisäämällä tapahtumiin muistutusviestejä, joissa painotamme vastuullisen osallistumisen merkitystä ja muistutamme ohjeista osallistumisen peruuttamiseksi.
Olemme ottaneet käyttöön No show -maksun. Haluamme toimia vastuullisesti ja toivomme myös osallistujiemme toimivan samoin osallistuen ilmoittautumiinsa tapahtumiin. Tavoitteemme on mm. minimoida tapahtumissa mahdollisesti syntyvää ruokahävikkiä. No show -maksu lähetetään tahoille, jotka ovat ilmoittautuneet tapahtumaan, mutta eivät saavu sinne. Koulutuksissa no show -maksu on koulutuksen täysi hinta. Mahdollinen aineisto lähetetään koulutuksen jälkeen.
Maksuttomissa tapahtumissa no show -maksu on 20 €, kertoo kauppakamarin yhteyspäällikkö Petra Piironen.
Osallistujien olisi suositeltavaa peruuttaa osallistumisensa viimeistään 48 tuntia ennen tapahtumaa, jotta tapahtuman järjestäjät ja palveluntarjoajat välttyisivät ylimääräiseltä selvitystyöltä. Samalla oman osallistumisensa peruva mahdollistaa täynnä olevien tapahtumiin jonotuslistalla olevan pääsyn mukaan, Piironen jatkaa.
Toinen koronapandemian jälkeen yleistynyt ilmiö on myös myöhäinen ilmoittautuminen tapahtumiin. Tämä saattaa johtaa siihen, että varatut tilat täyttyvät nopeasti, eikä lisäpaikkoja ole tarjolla. Toivomme siksi, että osallistujat ilmoittautuvat tapahtumiin ajoissa, jotta kaikki kiinnostuneet mahtuvat mukaan. Kaikissa tapahtumapaikoissa ei myöskään ole mahdollisuutta tehdä viime hetken muutoksia tarjoiluihin.
Tässä osallistujien muistilista:
- Ilmoittaudu ajoissa.
- Sitoudu osallistumaan.
- Sitoudu ilmoittamaan esteestä viimeistään 48 tuntia ennen tilaisuutta tapahtumanjärjestäjälle sähköpostitse: ep@kauppakamari.fi.
- Tule tapahtumaan vain terveenä.
Etelä-Pohjanmaan kauppakamari