Tiedote: Muutos koskien kauppakamareissa vahvistettavien yritysasiakirjojen laillistamisprosessia digi- ja väestötietovirastossa ja ulkoministeriössä

Ulkomaiset viranomaiset ja muut tahot voivat vaatia, että asiakirja osana laillistamisprosessia esitetään vahvistettavaksi paikallisessa kauppakamarissa.

Yritysasiakirjoihin, jotka vaativat kauppakamarin vahvistamisen ja viranomaisen laillistamisen, noudatetaan seuraavaa toimintatapaa 15.2.2021 alkaen:

  1. Asiakirja toimitetaan kauppakamarin vahvistettavaksi. Asiakirja leimataan kauppakamarin leiman ja toimihenkilön allekirjoituksen lisäksi erillisellä ” This document has been seen at Chamber”- leimalla.
  2. Tämän jälkeen asiakirja laillistetaan ensin Digi- ja väestötietovirastossa (DVV) ja sen jälkeen ulkoministeriössä. Hakijan tulee tarkastaa etukäteen, miten asiakirja tulee toimittaa laillistettavaksi (postitse/palveluajalla toimistossa).
  3. Lopuksi asiakirjaan haetaan yleensä vielä laillistus (legalisointi) kohdemaan Suomessa toimivasta edustustosta.

Huom: Tämä toimintapa ei koske kauppakamarien myöntämiä Euroopan unionin yleisiä alkuperätodistuksia ja saman toimituksen muita vahvistettuja asiakirjoja (esim. kauppalaskut), jotka esitetään samanaikaisesti laillistettaviksi alkuperätodistuksen kanssa. Jos asiakirjaan vaaditaan ulkoministeriön laillistus, voidaan se edelleen toimittaa suoraan ulkoministeriöön ilman DVV:n laillistusta ja ilman erillistä ” This document has been seen at Chamber”- leimaa.

Lisätietoja:

Kauppakamareiden yhteystiedot https://vientiasiakirjat.fi/fi/kauppakamarit

Digi- ja väestötietovirasto (DVV)

Palvelunumero 0295 536 404 (klo 9–12) ja palvelupaikat https://dvv.fi/palvelupaikat

Ulkoministeriö

Laillistaminen https://um.fi/asiakirjojen-laillistaminen-ulkoministeriossa

Vaihde 0295 16001 legalizations@formin.fi

Suurlähetystöt Edustustot Suomessa: https://um.fi/ulkovaltojen-edustustot

Kauppakamarin vahvistus – miten haetaan?

Asiakirja voidaan toimittaa kauppakamariin vahvistettavaksi joko paikan päällä tai vientiasiakirjat.fi -palvelun kautta. Vientiasiakirjat-palvelussa toimitustavaksi merkitään kauppakamari postittaa tai nouto kauppakamarista ja valitaan kohta käsin leimattu. Lisätietoja kauppakamarille kohtaan tulee merkitä, että asiakirja viedään edelleen laillistettavaksi.

Kauppakamarissa asiakirja vahvistetaan kauppakamarin leimalla ja toimihenkilön allekirjoituksella. Lisäksi asiakirja leimataan” This document has been seen at Chamber” – leimalla, jonka DVV ja UM vaativat.

YLEISTÄ Asiakirjan laillistaminen Suomessa

Ulkomaiset viranomaiset ja muut tahot vaativat usein suomalaista yritystä laillistamaan (legalisoimaan) tietyn asiakirjan. Laillistuksen tarkoituksena on todistaa asiakirjan antaneen viranomaisen allekirjoitus sekä se, missä asemassa allekirjoittaja esiintyy.

Suomessa ulkoministeriö laillistaa seuraavia asiakirjoja.

Tietyt asiakirjat täytyy ennen ulkoministeriön laillistusta vahvistaa Digi- ja väestötietoviraston julkisella notaarilla. Katso tästä mainitut asiakirjat.

Ulkoministeriön laillistuksen jälkeen asiakirjoihin yleensä hankitaan vahvistus Helsingissä toimivasta ulkomaan edustustosta.

Ulkoministeriö ei laillista asiakirjoja, jotka tullaan esittämään Haagin yleissopimuksen (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) ratifioineen maan viranomaisille. Tällöin asiakirjaan tarvitaan niin sanottu. Apostille-todistus, jonka myöntää Digi- ja väestötietoviraston julkinen notaari. Kun asiakirja on varustettu Apostille-todistuksella, muita laillistustoimenpiteitä ei tarvita eikä asiakirjaa tarvitse toimittaa ulkoministeriöön