Kootut kysymykset henkilökuntaeduista

Henkilökuntaedut ovat työnantajan työntekijöilleen tai eläkkeelle jääneille työntekijöilleen antamia etuja, jotka eivät ole korvausta tehdystä työstä. Henkilökuntaetuja ovat muun muassa työnantajan järjestämä vapaaehtoinen työterveyshuolto ja merkkipäivälahjat. Tässä artikkelissa käydään läpi muutamia henkilökuntaetuihin liittyviä, työantajia usein askarruttavia kysymyksiä.

Täytyykö henkilökuntaedut antaa kaikille työntekijöille, jotta ne ovat verovapaita?

Tavanomaisista henkilökuntaeduista säädetään tuloverolain 69 §:ssä. Ensimmäisessä momentissa on lueteltu sellaiset edut, joiden verovapaus edellyttää kollektiivisuutta eli sitä, että etu on koko henkilökunnan käytettävissä. Tällaisia henkilökuntaetuja ovat muun muassa työnantajan järjestämä työterveyshuolto ja virkistys- ja harrastustoiminta sekä työnantajan antamat merkkipäivälahjat ja muut vähäiset lahjat. Kollektiivisuuden edellytys täyttyy, kun koko henkilökunnalla on halutessaan etuun mahdollisuus, vaikka kaikki eivät etua tosiasiassa haluaisikaan käyttää.

Tuloverolain 69 §:n 2–4 momenteissa säädetään puolestaan yksilöllisistä henkilökuntaeduista, joita ei tarvitse verovapauden kannalta antaa kaikille työntekijöille. Näitä ovat muun muassa työnantajan työkäyttöä varten järjestämän tietoliikenneyhteyden yksityiskäyttö ja sairaan lapsen hoitoetu.

Saako työnantaja muutenkin päättää, millaisia henkilökuntaetuja se antaa ja kenelle?

Työnantajan on muistettava verovapauden ohella myös työsopimuslaista tuleva tasapuolisen kohtelun vaatimus. Työnantajan on kohdeltava työntekijöitä tasapuolisesti, jollei tasapuolisesta kohtelusta poikkeaminen ole työntekijöiden tehtävät ja asema huomioon ottaen perusteltua.

Työnantaja ei saa myöskään soveltaa epäedullisempia työehtoja määräaikaisissa ja osa-aikaisissa työsuhteissa työsuhteen keston tai työajan pituuden perusteella. Työnantaja voi halutessaan määritellä kaikkien uusien työntekijöiden työsuhteiden alkuun niin sanotun kynnysajan siten, että työntekijä pääsee tietyn henkilökuntaedun piiriin vasta kynnysajan jälkeen. Työnantaja voisi esimerkiksi päättää, että työntekijät saavat työnantajan järjestämän laajan vapaaehtoisen työterveyshuollon vasta, kun työsuhde on kestänyt vaikkapa neljä kuukautta. Tätä kynnysaikaa tulee soveltaa johdonmukaisesti kaikkiin työntekijöihin, eikä sitä voida soveltaa esimerkiksi vain määräaikaisissa työsuhteissa.

Työnantaja saa myös suhteuttaa henkilökuntaedut työaikaan siltä osin kuin se on mahdollista. Täten esimerkiksi jos työnantaja antaisi muuten työntekijöilleen virike-etua 400 eurolla vuodessa, 50-prosenttista työaikaa tekevälle työntekijälle voitaisiin antaa virike-etua vain 200 eurolla.

Työnantajan ei tarvitse antaa henkilökuntaetuja palkattoman poissaolon, kuten hoitovapaan, opintovapaan tai lomautuksen, aikana. Jos etuja annetaan myös palkattoman poissaolon aikana, ne ovat verovapaita samoin edellytyksin kuin työntekijän työskennellessäkin. Työnantajan on suositeltavaa laatia selkeä ohjeistus henkilökuntaetujen antamisesta erilaisissa tilanteissa, jotta pelisäännöt ovat etukäteen tiedossa sekä työnantajan edustajilla että työntekijöillä.

Henkilökuntaedut eivät ole osa työntekijän palkkaa toisin kuin esimerkiksi luontoisedut, joten työnantaja saa päättää henkilökuntaetujen antamisesta ja muuttamisesta. Vaikka työnantaja olisi esimerkiksi vuosien ajan järjestänyt työntekijöille pikkujoulut ja antanut herkkukorit joululahjaksi, voidaan näistä luopua ilman työoikeudellisia seuraamuksia. Eri asia sitten on, onko luopumispäätös henkilöstöpoliittisesti järkevä ja miten mielissään työntekijät sen ottavat vastaan. Lakisääteinen työterveyshuolto on aina työntekijöille järjestettävä, mutta vapaaehtoisen työterveyshuollon laajuudesta työnantaja saa päättää. Työterveyshuoltoon suunniteltujen muutosten osalta tulee muistaa käsitellä asiaa ennen päätöksentekoa työterveyshuollon yhteistoiminnassa eli käytännössä työsuojeluvaltuutetun kanssa tai työsuojelutoimikunnassa.

Työnantaja haluaa palkita kuukauden tehokkaimman myyntitiimiläisen alle sadan euron arvoisella teknisellä laitteella sekä antaa kaikille työntekijöilleen joululahjaksi sadan euron arvoisen avoimen lahjakortin tietyn kaupparyhmän liikkeisiin. Ovatko nämä saajilleen verovapaita lahjoja?

Eivät ole. Myyntitykin osalta kyse ei ylipäänsä ole kollektiivisesta lahjasta, vaan korvauksesta hyvin tehdystä työstä, jolloin se on työntekijän palkkaa. Joululahja on kyllä kollektiivinen ja enintään sadan euron arvoinen, mutta ollakseen verovapaa lahja ei saa olla rahaa tai siihen verrattava suoritus.  Lahjakortti voi olla verovapaa silloin, jos se on riittävän yksilöity. Lahjakortin käyttökohteen pitää olla selkeästi rajattu tietystä paikasta hankittavaan esineeseen tai palveluun rajattujen palveluiden tai esineiden joukosta. Lahjakortti ei saa olla muutettavissa rahaksi ja sen on oltava henkilökohtainen.

Kati Mattinen
lakimies
Helsingin seudun kauppakamari