Jatkuva keskustelu – vaikuttavaa, valmentavaa ja voimaannuttavaa

13.4.2021

Moni esimies tuskailee ajankäytöllisten haasteiden ja riittämättömyyden tunteiden kanssa. Miten aika riittää vastaamaan kaikkiin odotuksiin. Tulee olla hyvä esimies, joka vaatii panostuksia ja samalla suoriutua erilaisista asiantuntijatehtävistä.

Oman lisänsä voi tuoda kokemus, jonka mukaisesti organisaation HR hengittää niskaan erilaisin toimintaohjein ja odotuksin. HR hyvää tarkoittaen puhuu vuoropuhelun, erilaisten määriteltyjen keskusteluiden puolesta. Tuomiolle esimies tietää joutuvansa viimeistään siinä vaiheessa, kun tarkistetaan onko esimies käynyt kaikki keskustelut ja onko ne asianmukaisesti dokumentoitu. Myös laadun arvioinnissa tulee usein näkyväksi ettei se vuosittainen kehityskeskustelu ollut jälleen kerran kehittänyt eikä keskustelu kehittynyt edellisestä arvioinnista.  Ei aina kovin kannustavaa, mutta silti on puskettava oli erään esimiehen toteamus.

Ongelma lienee juurikin puskemisen ja pakollisuuden kokemuksessa. Vuoropuhelu, jatkuva keskustelu ei tulisi määrittyä irrallisena extratehtävänä, jonka toteuttamista ohjaa pakko. Asiakaspalvelun saralla on todettu asennoitumisen merkitystä korostaessa, että ”asiakas kuulee ja näkee mitä asiakaspalvelija tuntee”. Vastaavasti voi myös todeta, että esimiehen kokema tunne heijastuu työntekijään ja toki myös toisin päin. Jos esimies asennoituu keskusteluihin pakollisina ja kuormittavina asioina on selvää, että keskusteluiden laatu kärsii. Työntekijä hyvin todennäköisesti kuulee ja näkee esimiehen asennoitumisen, joka puolestaan heijastuu työntekijän toimintaan keskustelussa sitä heikentävästi ja näin myös kokemukseen keskustelun laadusta. Kyse on eräänlaisesta noidankehästä.

Jatkuvan keskustelun toteuttamista tulee ohjata ymmärrys siitä mahdollisuutena ja keinona, joka luo kivijalan esimiehen ja työntekijän väliselle yhteistyölle ja onnistumiselle.  Se on kiinteä osa esimiestyötä. Jatkuvaan keskusteluun panostaminen tuottaa tulosta. Se rakentaa yhteistä ymmärrystä esimiehen ja työntekijän välille. Ilman vuorovaikutusta ei voi toteuttaa valmentavaa esimiestyötä – asettaa tavoitteita, tukea ja haastaa sekä antaa palautetta.  Laadukkaasti käyty jatkuva keskustelu myös säästää esimiehen aikaa. Se rakentaa esimiehen ja työntekijän välistä luottamusta ja tukee sitä, että työntekijä on tietoinen työhönsä kohdistuvista odotuksista ja omaa myös esimiehen kanssa yhteisen ymmärryksen siitä, miten tavoitteet on mahdollista saavuttaa.

”Laadukkaasti käyty jatkuva keskustelu myös säästää esimiehen aikaa.”

Jatkuvan keskustelun saralla on hyvä muistaa, että jokainen keskustelu muokkaa todellisuuttamme ja se, miten keskustelemme näyttää suuntaa. Jos tavoitteena on muutos, tulee muuttaa myös keskustelujamme. On tarpeen pysähtyä miettimään jatkuvan keskustelun ja vuoropuhelun saralla tunnistammeko asioita, joista keskustelemme liikaa vieden huomion todellisuudessa tärkeämmiltä asioilta. Onko sellaisia aiheita, joista puhumme, mutta emme riittävästi. Tunnistammeko asioita, jotka jäävät kesken tai ilmaan roikkumaan. Mitkä ovat mahdollisesti niitä aiheita, joista emme puhu, vaikka ne olisivat tärkeää nostaa keskusteluun?

”Jos tavoitteena on muutos, tulee muuttaa myös keskustelujamme.”

Myös vuoropuhelun ja jatkuvan keskustelun tulee olla osa esimiestyön ja toiminnan suunnittelua.  Suunnittelun avulla esimies pyrkii ottamaan haltuun tulevaa ja luomaan järjestystä.   Suunnitelmien avulla tuetaan tiimin toimintaa yhteiseen suuntaan.  Suunnitelmat myös auttavat esimiestä keskittymään oikeisiin asioihin ja kokemaan työnhallinnan tunnetta.

”Esimiehen työkaluna toimii edellisten lisäksi esimiehen vuosikello, johon on kirjattu myös esimiehen viestintä- ja vuorovaikutusteot”

Suunnittelun välineinä toimivat usein organisaation vuosikello, tuloskortti ja strategia. Uuden ajan hyvinvoivan ja onnistumisen kokemuksia saavan esimiehen työkaluna toimii edellisten lisäksi esimiehen vuosikello, johon on kirjattu myös esimiehen viestintä- ja vuorovaikutusteot. Laatiessaan esimiestyön vuosikelloa ja siihen liittyvää tarkemman tason suunnitelmaa, esimiehelle tulee näkyväksi se, että ajankäytön suhteen teemme valintoja. Lisäksi vuoropuhelu näyttäytyy epämääräisyyden sijaan tavoitteiden saavuttamisen keinona, jossa erilaisille keskusteluille on tunnistettavissa funktio.  Tärkeintä on esimiehenä keskittyä niihin asioihin, joilla on vaikututusta. Mikä onkaan tärkeämpää esimiestyössä, kun käydä jatkuvaa keskustelua, joka auttaa työntekijöitä onnistumaan, saavuttamaan työlle asetetut tavoitteet?

Kirjoittaja toimii asiantuntija 21.5.2021 Uuden ajan esimies -koulutuksessa Seinäjoella. Tervetuloa!


Tietoa kirjoittajasta 

Henrietta Aarnikoivu
ProTulos Oy

Kirjoittajana toimii ratkaisukeskeinen valmentaja, YTM Henrietta Aarnikoivu. Henrietta on ProTulos Oy:n perustaja. Hänellä on lähes 20 vuoden kokemus esimiehenä ja esimiestyön sekä johtamisen kehittäjänä.